Исследование и совершенствование документооборота (на материалах ОАО РЖД)

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.

Каждый подобный проект важен не только как вклад в решение практических задач повышения эффективности предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого подхода к организационным и техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений.

Комплекс обозначенных проблем ставит перед современными исследователями ряд вопросов, основной из которых следующий: "Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?". Ответ на этот вопрос автор видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении.

Можно утверждать, что повышение эффективности деятельности предприятий посредством совершенствования документооборота может привести к перелому негативных тенденций в российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и формализован, что препятствует его широкому распространению.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования:

исследование организационных форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;

анализ современного опыта совершенствования документооборота;

определение и систематизация направлений совершенствования документооборота в ОАО "РЖД".

В соответствии с целью и задачами логика настоящего исследования построена таким образом, чтобы обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.

Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.

Методология исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы системного анализа.

Объектом исследования является проект совершенствования документооборота.

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на совершенствования документооборота.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В первой главе рассматриваются характеристика документационного обеспечения управления, требования к делопроизводству в организации.

Во второй главе подробно дается анализ постановки делопроизводства в ОАО "РЖД" в настоящее время.

В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота в ОАО "РЖД", по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.

В заключении подводятся итоги исследования, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию документооборота.

документооборот поток

Теоретические основы документооборота

• Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков
• Организация процесса документооборота в организации
• Современные проблемы документооборота в организациях
• Порядок обработки потоков документов в ОАО "РЖД"
• Исследование движения документооборота в ОАО "РЖД"
• Методы совершенствования документооборота на предприятии
• Разработка проектных мероприятий по совершенствованию документооборота ОАО "РЖД"
• Оценка социальной и экономической значимости предложений