Нормативно-методическое регулирование

К сожалению, в области делопроизводства не существует законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая Государственной архивной службой еще в 1988г. Этот общегосударственный нормативно-методический документ включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит единые для всех организаций правила составления и оформления документов, рациональной организации документооборота, создания информационно - поисковых систем по документам предприятия, организации контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшее хранение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила организации всего цикла работы с документами, начиная от их создания и заканчивая их отправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями, организациями на территории Российской Федерации. Согласно данному стандарту, организационно-распорядительная документация классифицируется на следующие группы:

1) организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания)

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)

) информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки)

Перечень реквизитов документов, требования к бланкам служебных документов подробно разобраны в данном ГОСТе. Поэтому правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать данному государственному стандарту.

Из оговариваемых в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» реквизитов к основным можно отнести следующие:

1. Наименование организации

. Наименование вида документа

. Дата документа

. Регистрационный номер документа

. Заголовок к тексту

. Текст документа

. Подпись

9. Виза согласования документа

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Требования к бланкам служебных документов так же оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата бланков - А-4 (210*297 мм) и А-5 (148*210 мм). Бланки документов должны иметь поля не менее 20 мм по левому краю, 10 мм - по правому, 20 мм - по верхнему и 20 мм - по нижнему.

Кроме рассмотренных выше государственного стандарта, существует также принятый в 1998 г. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N28. Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин. Наиболее важными терминами для документального оформления предоставления отпусков являются:

На основании Государственной системы документационного обеспечения управления и государственных стандартов Федеральная архивная служба России и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела разработали Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Этот документ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, рассматривая прием и отправку корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовку дел к сдаче в архив, а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.