Заявление о предоставлении отпуска

Для издания приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.

Наиболее массовым документом-основанием является заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление.

Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу - представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа - слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.

Заявление на отпуск - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.

За время действия Кодекса законов о труде РСФСР сложилась практика написания работником заявления на отпуск за две недели до его начала. Такой порядок удобен и кадровой службе, и бухгалтерии. Однако в действующем Трудовом кодексе не установлена обязанность работника оформлять этот документ, если его отпуск предусмотрен графиком.

Таким образом, заявление на отпуск необходимо писать в следующих случаях:

· предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу (отпуск для них не предусмотрен в графике, так как он утвержден был раньше)

· предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (часть 3 статьи 122 ТК РФ).

· компенсация части отпуска, превышающей 28 дней (статья 126 ТК РФ)

· предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)

· получение всех видов неоплачиваемых отпусков (статья 128 ТК РФ)

· предоставление учебного оплачиваемого отпуска (статья 173,174 ТК РФ)

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска.

Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:

. отпуск по беременности и родам - листок нетрудоспособности;

. отпуск в связи с рождением ребенка (по уходу за ребенком) - свидетельство о рождении ребенка;

. учебный отпуск - справка-вызов из образовательного учреждения;

. отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) - справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).

Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Пример оформления заявлений приведен в Приложениях 4, 5. Рассмотрим подробнее оформление последнего.

Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующие реквизиты:

1) адресат - руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов (например, директору ООО «Аркада» Ткачеву А.В.)

2) автор - должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия (водителя электропогрузчика цеха №3 Петрова Д.М.)

) название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ)

) текст

) подпись (Д.М. Петров)

) дата (31 мая 2010 г.)

В тексте указывается вид отпуска (ежегодный оплачиваемый), дата ухода в отпуск (с «28» мая 2010 года по «01» июня 2010 года), его продолжительность (5 дней), основание для получения отпуска (листок нетрудоспособности от 26.05.2010 №285, выданный Городской больницей №2).

Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. В Приложении 6 можно ознакомиться с примером такого бланка (мы доработали предложенный вариант).