Личная карточка как обязательный документ по учёту кадров

Личная карточка работника - основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

Личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов:. Общие сведения;. Сведения о воинском учете;. Прием на работу и переводы на другую работу;. Аттестация;. Повышение квалификации;. Профессиональная переподготовка;. Награды (поощрения), почетные звания;. Отпуск;. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;. Дополнительные сведения;. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.

В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений.

Далее по всей ширине всей формы № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения:

• Дата составления;

• Табельный номер;

• Идентификационный номер налогоплательщика;

• Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• Алфавит;

• Характер работы;

• Вид работы;

• Пол.

Раздел I «Общие сведения» включает в себя ниже перечисленные пункты.

Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

• Фамилия, имя, отчество;

• Дата рождения;

• Место рождения;

• Гражданство;

• Знание иностранного языка;

• Образование;

• Профессия;

• Стаж работы;

• Состояние в браке;

• Состав семьи;

• Паспорт;

• Место жительства.

Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется на основании: военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих в запасе: