Оформление и ведение трудовых книжек и вкладышей к ним

Заключение

Трудовые правоотношения сопровождаются сбором и обработкой персональных данных. Документы, фиксирующие отношения, возникающие в процессе труда и содержащие персональные данные, принято называть документами по личному составу (кадрам, персоналу).

Большинство специалистов определяют документы по личному составу как совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, управленческие действия в сфере взаимоотношений работников и работодателей.

Документы по личному составу играют чрезвычайно важную роль в жизни каждого работающего человека. Они отражают трудовую деятельность работников, подтверждают трудовой стаж, необходимый, в частности, для начисления пенсии, и т. п. Пренебрежение к оформлению документов по личному составу часто бывает причиной конфликтов между работниками и администрацией организации. Ошибки, допущенные при оформлении документа, отсутствие или неправильное оформление отдельных реквизитов зачастую приводит к судебным спорам между администрацией организации и работниками. В результате небрежного отношения к документированию трудовых правоотношений страдают люди, в чьих документах были допущены ошибки и нарушения.

Все управленческие действия в сфере управления персоналом, сфере взаимоотношений работников и работодателей, касающиеся персонала, документируются в обязательном порядке. Вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия или организации взаимодействие администрации с персоналом осуществляется (точнее, должно осуществляться) по единым, общепринятым правилам. Составление и оформление документов по личному составу, организация работы с ними, начиная с момента их создания и кончая организацией хранения, строго регламентируются действующим законодательством, нормативными актами, нормативно-методическими документами. В равной степени недопустимо как отсутствие отдельных документов по личному составу, например личных карточек работников, так и ведение кадровых документов, например, трудовых книжек работающих, с нарушениями требований нормативных актов. При этом важное значение имеет не только правильное составление содержательной части документа, но и его оформление.

К документам по личному составу, а именно к кадровой учётной документации, относятся трудовые книжки работающих, личные карточки, личные дела.

Важнейшим документом этого комплекса является трудовая книжка - персональный документ, в котором последовательно отражаются этапы трудовой деятельности гражданина, квалификационный и служебный рост, длительность работы в одной организации, причины переводов и увольнений, отчасти отношение работника к труду. На основании записей трудовой книжки определяется общий и непрерывный стаж гражданина при назначении ему государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Трудовые книжки ведутся по месту основной работы на всех лиц, проработавших в организации свыше пяти дней независимо от условий приема. Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке; без нее прием на работу не допускается.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.