Оценка социальной и экономической значимости предложений

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Оценим стоимость внедрения.

Стоимость лицензии программного обеспечения в пересчете на рабочее место при данном объеме L= 9430 руб. Стоимость программного обеспечения составит 471 830 руб

Для внедрения потребуется дооснащение техникой на 20%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно=0,2*47 183 руб.*50= 471 830 руб.

У ЮУЖД есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала - примерно 12 580 руб. в месяц. Стоимость консультанта равна 157 270 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 377 466 руб.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить 1 321 131 руб. Стоимость сопровождения составит еще около 503 288 долларов за два года. Получаем 1 824 419 руб расходов за два года.

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.

Для определения стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,629 руб. Тогда в месяц организация расходует примерно 16 514 руб. на бумагу.

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 582 руб . можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить 50 чел.*12 582 руб. *0,2 = 125 820 руб. в месяц.

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере 1 824 419 руб. срок окупаемости СЭД составит менее двух лет.

Это достаточно хороший показатель.

Заключение

Целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Данная цель достигнута и предполагает следующие выводы.

Документооборот на предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия, служба делопроизводства и др. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии

В каждой организации документооборот строится на основе нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов, нормативных правовых актов, методических документов, а также индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается руководством.

В целях оптимизации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и т.д.