Оценка социальной и экономической значимости предложений

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должен заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Документооборот организации включает прохождение водящих, исходящих и внутренних документов.

Опыт отечественных предприятий по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:

- Исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

- Однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

- Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

- Передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу ДОУ с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

- Необходимость использования всех возможных вариантов движения документов, в том числе средств оргтехники.

В работе проведено исследование документооборота на примере ОАО "Российские железные дороги". На сегодняшний день ОАО "РЖД" включено в перечень открытых акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности и участие Российской Федерации в управлении которыми обеспечивает стратегические интересы, обороноспособность и безопасность государства, защиту нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан Российской Федерации.

ОАО "РЖД" имеет 17 филиалов, а также дочерние общества. Деятельность компании ведется на всей территории РФ и сопровождается большими объемами документов.

В ОАО "РЖД" ведется непрерывная работа по совершенствованию документооборота, что обусловлено наличием большого количества документов, а также развитой филиальной сетью организации.

Функции делопроизводства в ОАО "РЖД" осуществляет Департамент управления делами, в структуре которого создано два отдела: экспедиция и отдел документационного обеспечения. В компании существует как традиционный (бумажный) документооборот, так и создана автоматизированная система "Документооборот", позволяющая упростить обработку входящих, исходящих и внутренних документопотоков. Для регламентации бумажного документооборота в организации разработана и активно применяется инструкция по делопроизводству, в которой подробно описан порядок обработки документопотоков, а также правила оформления основных распорядительных и информационно-справочных документов.

В представленной работе проведен анализ объема документооборота аппарата ОАО "РЖД", который показал преобладание в структуре документооборота внутренних документов. Исследование документооборота по месяцам свидетельствует о некоторой сезонности, связанной с повышением количества документов в отчетные периоды.

На основе данных о документообороте отдельных подразделений аппарата ОАО "РЖД" сделан вывод о неравномерной документной загрузке отдельных подразделений. Число документов в основном зависит от специфики работы конкретного департамента.

В ОАО "РЖД" создана эффективная система электронного делопроизводства при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи. Во многих филиалах ОАО "РЖД" такая система уже внедрена и показала свою действенность.