Электронные документы в архивах

Архивы России принимают активное участие в разработке нормативно-правового и методического обеспечения работы с электронными документами, включаются во все правительственные программы и проекты, в той или иной мере затрагивающие вопросы организации автоматизированных информационных систем.

Одна из важнейших составляющих в процессе формирования и развития информационного общества в Российской Федерации - создание и целенаправленное функционирование электронного правительства.

В настоящее время основополагающим актом в этой сфере является Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года. В условиях формирования электронного правительства вопросы управления документами оказываются в центре особого внимания.

На протяжении нескольких последних лет в стране выполняется Федеральная целевая программа «Электронная Россия», которая финансируется из государственного бюджета.

Данная программа включает в себя ряд направлений, существенным образом затрагивающих сферу управления документами, в том числе: обеспечение открытости в деятельности органов государственной власти, общедоступность государственных информационных ресурсов, содействие развитию независимых средств массовой информации, разработка и внедрение систем электронной торговли, внедрение электронного документооборота.

Специалисты в области документационного обеспечения управления и архивного дела подчеркивают необходимость соблюдения при реализации государственных проектов и программ ряда условий, наиболее важными из которых являются следующие:

· организация юридически значимого электронного межведомственного (а в дальнейшем - и межгосударственного) взаимодействия;

· создание систем защиты информации и регламентирование вопросов доступа к информации на электронных носителях;

· обеспечение долговременной сохранности электронных документов, с постоянной возможностью их использования.

Межведомственный электронный документооборот подразумевает ведение служебной переписки между участниками в электронной форме. Юридически значимый межведомственный электронный документооборот возможен лишь при совпадении требований к созданию и обращению электронных документов в различных ведомствах, в организациях, предприятиях и учреждениях, при использовании открытых стандартов на информационно-коммуникационные технологии.

Возможность организации долговременного и постоянного хранения электронных документов должна быть заложена еще изначально, при их создании в организации - источнике комплектования. Поэтому специалисты в области документационного обеспечения управления и архивного дела добиваются своего обязательного включения в процесс создания информационных систем уже на стадии их проектирования. Законодательно закрепленное предписание использовать открытые стандарты и протоколы позволит обеспечить подготовку ведомствами документов в виде, пригодном к передаче на архивное хранение.

Росархив активно участвует в реализации ФЦП «Электронная Россия». На ближайшее будущее запланированы мероприятия по дальнейшему развитию электронного документооборота и работы архивов с электронными документами, в том числе: