Электронные документы в архивах

· нормативно-методическое обеспечение системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

· пересмотр и согласование инструкций по делопроизводству во всех федеральных органах исполнительной власти;

· переработка отраслевых перечней документов со сроками их хранения;

· обеспечение равноправного использования документов на бумажном носителе и электронных документов в рамках ведомственной и межведомственной систем документооборота;

· определение условий, при которых документы могут создаваться и обращаться только в электронной форме, без создания их бумажного аналога (если многие важнейшие документы длительного срока хранения предпочтительно создавать на бумаге, то массовые документы временного срока хранения целесообразно перевести в электронный вид);

· оказание электронных архивных услуг и др.

Очевидно, что решение проблем, связанных с вопросами управления электронными документами и архивами, зависит не только от технических достижений, но и от создания эффективного механизма нормативно-правового и методического регулирования.

Уже сегодня существует целый ряд законов, регулирующих определенные аспекты применения электронных документов. В первую очередь это:

· Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;

· «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ;

· «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ;

· «О персональных данных» от 27.07.2006 № 153-ФЗ;

· «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. № 124-ФЗ.

Совсем недавно нормативно-правовая база применения электронных документов пополнилась Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». В этом законе четко обозначена позиция государства, ориентированная на внедрение так называемого «электронного правительства».

Одновременно был принят ФЗ № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Этот закон существенно расширил сферу применения электронных документов. Всего изменения коснулись 26 законов. В каждом из них появились положения, определяющие порядок применения электронных документов.

Постепенно выстраивается логическая цепочка нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы широкого применения электронных документов в практике управления.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», принятый на базе международного, предусматривает возможность проектирования и внедрения системы управления документами с учетом использования современных компьютерных средств и соответствующего программного обеспечения. Стандарт также закрепляет целевую установку на использование документов, обеспечивая преемственность и взаимосвязь процессов работы с документами.

Во исполнение Закона об информации, Правительством РФ утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила учитывают то обстоятельство, что почти все федеральные органы имеют автоматизированные системы управления документами и, соответственно, бурно растет объем электронных документов. Правила определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе, если при документировании соблюдается установленный порядок его оформления. Таким образом, впервые в истории российского документоведения и архивоведения наблюдается попытка придать электронному документу официальный правовой статус.