Документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации

В данной работе пойдет речь о процедуре предоставления отпусков работникам предприятий и организаций, а так же обо всех наиболее важных моментах оформления документации, касающейся предоставления отпусков.

Актуальность выбранной темы для исследования очевидна, так как правом на отдых пользуются все работающие, без исключения, поэтому данный круг вопросов затрагивает интересы огромного количества людей в нашей стране, но мало кто знает свои права и обязанности в данной области.

Ежегодные отпуска относятся к категории мер сохранения здоровья. Во время отпуска люди могут не только отдохнуть от работы, но и избавиться от болезней, развившихся от постоянного стресса на работе. Отдыхать человеку хочется всегда, поэтому и тема отпусков актуальна во все времена. Причем проблема предоставления отпусков касается всех трудящихся слоев населения от дворников и до руководителей государства. При современной рыночной экономике в погоне за прибылью руководство организации зачастую добивается поставленных целей за счет ущемления прав работников, в том числе и в предоставлении отпусков. К тому же законодательство меняется довольно часто, некоторые работники просто не знают своих прав, чем нередко пользуются работодатели.

Трудовые споры между работником и работодателем на сегодняшний день не редкость. Чтобы доказать свою правоту, необходимо располагать доказательствами. Грамотное оформление документов при предоставлении отпусков - залог юридической значимости документа, так как только верно составленный документ в соответствии с действующим законодательством и с учетом всех делопроизводственных нормативов может служить доказательством, свидетельством. Отстаивать свои интересы приходится и работникам, и работодателям. Поэтому так важно рассматривать данную тему в подробностях, изучая все, даже на первый взгляд несущественные нюансы.

В то же время специалистами кадровых служб (особенно в небольших фирмах) не применяются унифицированные формы и (или) допускаются ошибки в их заполнении. В большинстве случаев их наличие определяется частыми изменениями нормативных правовых актов. Занимаясь основной деятельностью, работодатель, не имеющий в штате юриста, не в состоянии уследить за ними.

Немаловажное замечание: за нарушение законодательства о труде должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица - от 30 000 до 50 000 рублей.

Работодателю необходимо учитывать, что отсутствие первичных документов, на основании которых совершаются хозяйственные операции, влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб., а если данное нарушение совершено в двух и более налоговых периодах, то 15 000 руб.

Таким образом, кадровикам просто необходимо всегда быть в курсе как основных положений о труде, в том числе и о предоставлении отпуска, так и последних изменений в законодательстве.

К тому же существует множество нюансов в документировании процедуры предоставления отпусков, неурегулированных законодательством вопросов, что повлекло за собой необходимость детального рассмотрения данной темы.

Обзор литературы. Вопросы предоставления отпусков рассматривали многие авторы. Юридические аспекты процедуры предоставления отпусков хорошо освещены в работах по трудовому праву. Большинство из них освещает одни и те же общие вопросы, повторяя друг друга. Но Миронов В.И. в работе «Трудовое право России» кроме этого, приводит обоснованное отличие отпуска от других видов времени отдыха. Значительный вклад внесли авторы Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А, подробно рассмотрев вопрос о стаже работы, дающем право на отпуск. Полезны в исследовании комментарии к Трудовому кодексу. Их авторы в большинстве своем сходятся во мнениях. Среди них следует выделить работу Гусова К.Н., так как он наиболее полно осветил вопрос об отпусках без сохранения заработной платы.

Особо хотелось бы отметить работы таких специалистов, как Захарова И.В., которая не только очерчивает круг проблем, связанных с отпусками, но и предлагает решение по некоторым из них. Н.В. Пошерстник и М.С. Мейксин в книге «Заработная плата в современных условиях» дали общий обзор основных аспектов темы, но изложили теоретический материал просто пересказав законодательство, аналогично и Теплицкой Т.Ю. в труде «Справочник менеджера по кадрам». Хорошо освещены вопросы по документации Хачатуряном Ю.А. в статье «График отпусков» и Паршиной Т.В. «О графике отпусков и не только». Работы некоторых других специалистов в основном рассматривают одни и те же теоретические аспекты, но оригинальных изменений в общую картину по предоставлению отпусков они не внесли.

К сожалению, на сегодняшний день мы не нашли ни одного издания, которое подробно бы расписывало все этапы оформления документов при предоставлении отпусков. Существуют отдельные наработки по узким вопросам, но и они лишь приводят пример оформления, не давая подробного описания документов, этапов их составления и реквизитов. К таким публикациям можно отнести, работы Северской О. «Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству?», Венина Г. «Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты» и некоторые другие.

Новизна исследования. При проведении обзора литературы не было обнаружено научных работ, которые обобщали бы не только правовые аспекты предоставления отпусков, но и детально рассматривал оформление документации. В большинстве случаев авторы уделяют внимание либо порядку предоставления отпусков, рассматривая данную тему с юридической точки зрения, либо специализируются только на документировании, упуская юридическую сторону, рассматривая конкретные ситуации. Мы учли все вышесказанное, и попытаемся дать полный обзор как организационно-правовых, так и делопроизводственных аспектов предоставления отпусков, обобщить уже имеющиеся работы.

Целью исследования мы определяем рассмотрение основных вопросов документирования процедуры предоставления отпусков работникам организации. Задачи ставим следующие:

· изучить порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;

· охарактеризовать порядок предоставления отпусков без сохранения заработной платы;

· описать порядок предоставления прочих видов отпусков;

· дать обзор нормативно-методической базы;

· пересмотреть составление и заполнение графика отпусков;

· уяснить оформление заявлений об отпуске;

· изучить приказ о предоставлении отпуска;

· рассмотреть уведомление об отпуске;

· выявить значимость записки-расчета.

Объектом исследования являются трудовые отношения между работником и работодателем, а предметом - документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации.

Отпуск в соответствии с Трудовым кодексом РФ является видом времени отдыха. Вообще же временем отдыха можно назвать время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Под отпуском трудовое законодательство понимает время непрерывного отдыха работника с сохранением места работы и средней заработной платы. Главное назначение отпуска - отдых работников с целью восстановления работоспособности. Отпуск отличается от остальных видов времени отдыха своей продолжительностью, которая должна составлять не менее 3 календарных дней.

Методы. Во время исследования применялись различные как общенаучные, так и специальные методы. Немаловажную роль при поиске документов сыграл библиографический метод. С помощью метода классификации рассматривались виды отпусков. При рассмотрении нормативно-правовых документов использовался формально-юридический подход. Посредством методов анализа и синтеза сделаны выводы и практические рекомендации. При обилии понятий в теме предоставления отпусков не обойтись без терминологического метода.

Источниковая база по заявленной теме обширна. Право человека на отдых закреплено даже в главном законе государства - в статье 37 Конституции РФ: «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск».

В основе российского законодательства об отпусках лежит ратифицированная СССР Конвенция Международной организации труда N 52 от 1936 г. о ежегодных оплачиваемых отпусках. В 1970 г. принята новая (пересмотренная) Конвенция МОТ N 132 "Об оплачиваемых отпусках".

Главную роль среди источников играет Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ), который по большей части устанавливает нормы предоставления отпусков. Именно на этот закон мы ориентировались при работе. Рассматриваемой теме посвящена отдельная глава 19 «Отпуска». В основном в ней содержатся нормы, воспринятые из Кодекса законов о труде 1971 г., но они во многом изменены и существенно дополнены. ТК РФ решает вопросы:

) прав на ежегодный оплачиваемый отпуск;

) гарантий реализации этого права;

) видов отпусков;

) их продолжительности;

) порядка предоставления;

) порядка оплаты времени отпуска;

) другие наиболее существенные вопросы, связанные с правом на отпуск и его реализацией.

Статья 114 ТК РФ предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, закрепляя тем самым наиболее существенные гарантии реального использования работниками права на длительный непрерывный отдых.

Ежегодный оплачиваемый отпуск - это длительный свободный от выполнения трудовых обязанностей непрерывный период времени, предоставляемый за работу в течение рабочего года.

Также существует множество нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление отпуска для отдельных категорий работников - федеральные законы, постановления, приказы, инструкции министерств и другие.

Структура работы построена с учетом основных аспектов по теме документирования отпусков. Для удобства восприятия материала, он разделен на две части: организационные, правовые вопросы предоставления отпусков и оформление документации. Соответственно в работе две главы - порядок предоставления основных видов отпусков и документальное оформление предоставления отпусков. Первая глава построена на основе самой распространенной классификации отпусков:

) ежегодные основные отпуска:

минимальные;

удлиненные;

) дополнительные отпуска;

) отпуска без сохранения заработной платы;

) иные отпуска:

отпуск по беременности и родам;

отпуск по уходу за ребенком;

отпуск работникам, усыновившим ребенка;

отпуск в связи с обучением в учебных заведениях.

В первой главе будет дан обзор основных видов отпусков, предусмотренных законодательством РФ, а именно подробно рассмотрены особенности предоставления каждого из них, причины предоставления, продолжительность, очередность, порядок исчисления, стаж работы и некоторые другие немаловажные аспекты по данной теме.

Во второй главе рассматриваются вопросы о том, какими нормативно-методическими документами необходимо руководствоваться при непосредственном составлении документов, что требуется, чтобы оформить документы при направлении сотрудника в отпуск, как их заполнить, кто должен их подписать. Обращаем внимание на то, что конкретные образцы заполнения документов рассмотрены на примере Общества с ограниченной ответственностью «Аркада» (основная деятельность - производство и продажа строительных материалов и оборудования), а в разделах главы приведены пояснения и замечания по документальному оформлению.

Таким образом, разделы второй главы соответствуют самым важным вопросам, касающимся делопроизводства: нормативно-методическая база, график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска, уведомление об отпуске, записка-расчет о предоставлении отпуска.

Практическая значимость исследования обусловлена актуальностью темы. Работа будет весьма полезна для сотрудников отдела кадров, а также для работников организаций. Проведенное исследование можно использовать при изучении курсов «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Трудовое право», «Кадровое обеспечение управления».

ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОТПУСКОВ

• Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
• Порядок предоставления отпусков без сохранения заработной платы
• Порядок предоставления прочих видов отпусков
• Нормативно-методическое регулирование
• График отпусков
• Заявление о предоставлении отпуска
• Приказ о предоставлении отпуска
• Уведомление об отпуске
• Записка-расчет о предоставлении отпуска