Функциональный анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»

В службе документационного обеспечения управления присутствуют следующие должности:

Экспедиция:

Делопроизводитель - 1 нд.

Документовед - 2 ед.

Экспедитор-курьер - 1 ед.

Отдел ДОУ

Инспектор по исполнению поручений - 1 ед

Делопроизводитель - 2 ед.

Машинистка-оператор ПК - 1 ед.

Старший архивариус - 1 ед.

Архивариус - 1 ед.

Делопроизводитель - относится к категории технических исполнителей.

. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Документовед относится к категории специалистов.

. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.

. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.

. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

. Организует внедрение систем ведения документации.

. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.

. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Инспектор по контролю за исполнением поручений относится к категории специалистов.

Инспектор по контролю за исполнением поручений:

. Осуществляет контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями предприятия и отдельными специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства предприятия.

. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

. Ведет оперативный учет прохождения документов.