Функциональный анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»

. Определяет причины несвоевременного исполнения поручений.

. Информирует руководителя предприятия о состоянии выполнения поручений.

. Составляет отчеты, справки, сводки по результатам контроля с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства предприятия руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в выполнении поручений и решений.

. Проверяет обоснованность представляемых руководству предприятия предложений о снятии решений с контроля.

. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии.

. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Основными задачами архивариуса являются:

.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

.2. Создание справочного аппарата к ним.

.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.

.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств

Заключение

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Проделанный анализ работы сотрудников, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих деятельность, позволяет облегчить процесс подбора кандидатов на ту или иную должность. Позволяет определить насколько кандидат способен выполнять предъявляемые ему функции.

Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией.

Что касается должностных инструкций службы документационного обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш», то она имеет правильно, полно изложенные и оформленные должностные инструкции. Некоторые моменты соблюдаются не так тщательно, местами, даже небрежно, но это связанно в первую очередь с большой загруженностью работой и отдела, в частности, и организации, в целом.