Записка-расчет о предоставлении отпуска

Обычно график составляется по структурным подразделениям предприятия уполномоченными должностными лицами (при подготовке проекта документа должны учитываться пожелания работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное для них время). Сотрудник отдела кадров обобщает полученные данные. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия без издания специального приказа. Вводится в действие с 1 января того года, на который составлен, независимо от даты утверждения. Как правило, график отпусков оформляется с применением унифицированной формы №Т-7.

При составлении графика отпусков сотрудникам отдела кадров желательно для ознакомления с документом работниками ввести отдельную графу с помощью организационно-распорядительного документа, либо отдельный лист в произвольной форме.

Далее на основе графика отпусков, а в иных случаях, непредусмотренных в нем, на основе заявлений об отпуске и подтвердительных документов издается приказ о предоставлении отпуска работнику. С приказом работники должны быть ознакомлены под роспись. Существуют две унифицированные формы для приказа о предоставлении отпуска. Рациональнее использовать форму, предназначенную для одного работника (№Т-6), так как это более удобно при внесении данных.

О начале ежегодного оплачиваемого отпуска работника необходимо известить в письменной форме за две недели. Для этого можно направлять работнику уведомление, с которым он должен быть ознакомлен так же под роспись, либо издавать приказ на две недели раньше отпуска.

Сведения из приказа вносятся в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника. После этого необходимо составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику. Этот документ заполняется не только работником кадровой службы, но и бухгалтером. На основании записки-расчета производится выплата отпускных.

Одной из частых причин ущемления прав сотрудников является незнание ими действующего законодательства. Поэтому работникам просто необходимо изучение хотя бы ТК РФ. Иногда нарушение прав работников происходит не умышленно. Постоянное изменение трудового законодательства приводит к ошибкам по незнанию со стороны работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства. Особенно часто это встречается в небольших фирмах, не имеющих в штате юриста.

Нельзя забывать, что за нарушение законодательства о труде предусмотрены штрафы и санкции. Неверно оформленный документ может привести к серьезным правовым последствиям. Даже неграмотно составленное уведомление о начале отпуска может иметь правовые последствия, которые могут негативно отразится и на должностном лице, и на деятельности всей организации в целом. Таким образом, кадровым работникам необходимо всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве, касающемся как предоставления отпусков, так и в целом трудовых отношений.

К сожалению, российская законодательная база имеет еще множество неурегулированных вопросов, что приводит к неразберихе и в документировании процедуры предоставления отпусков работникам предприятий и организаций.

Таким образом, в теме предоставления и документирования отпусков еще очень много направлений для исследования, велик круг неразрешенных проблем. В данной работе были затронуты лишь немногие из них. Каждая из проблем может рассматриваться как отдельная тема для нового научного исследования.

Приложение 1

Таблица 1. Продолжительность удлиненных отпусков.