Практика формирования системы менеджмента качества в ВУЗе

В качестве цели при стандартизации деятельности была принята модель "as is" ("как есть"), что позволило избежать расхождений в документации и реальности, то есть формального подхода к созданию СМК. Многие уже существовавшие нормативные документы были включены в создававшуюся систему.

Сегодняшняя нормативная база МЭСИ представляет собой пирамиду на вершине, которой находится главный стратегический документ, определяющий магистральное направление развития университета, - Политика в области качества.

Второй ступенью является Руководство по качеству. Следует отметить, что специалисты МЭСИ предпочли выделить также дополнительные руководства по качеству по каждому направлению образовательной деятельности в отдельные документы (руководства по качеству продукта), что в значительной степени обеспечило четкость и обеспечило более удобную управляемость СМК в целом.

Следующая ступень пирамиды - стандарты предприятия, схемы процессов. Эта категория внутренних нормативных документов ориентирована на регламентацию крупных процессов. На начальном этапе для их описания была принята широко распространенная методология IDEF0, но в данный момент осуществляется плавный переход в сторону использования более понятной блок-схемой (flowchart) нотации и методологии EPC (event-driven process chain - событийно-управляемая процессная цепочка), реализованной в программном комплексе ARIS компании IDS Scheer AG.

Специалисты считают, что более глубокой детализации позволяют достичь положения об отдельных направлениях деятельности и рабочие инструкции. Эти документы ориентированы на конкретных исполнителей, поскольку указывают, как и что им необходимо делать. Поэтому для каждого подразделения было разработано положение о подразделении, четко регламентирующее кому оно подчиняется, какие функции выполняет, как взаимодействует с другими подразделениями. В свою очередь практически для каждого сотрудника университета была написана должностная инструкция, подробно описывающая его задачи, обязанности, права и требования к квалификации. Нижняя часть пирамиды - стандартизированные формы для записей.

Практика показала, что основные документы (Политика в области качества, руководства по качеству продукта) могут составлять приблизительно 5% общего объема нормативной документации; регламентирующие документы процессов (стандарты, инструкции) - 50%; организационные (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции) - 35%; формы записей по качеству - 10%.

Стоит отметить, что для эффективного функционирования СМК важно не само наличие документов, а наличие прозрачности и единого понимания всеми процессов и регламентов университета. К тому же документы предназначены для того, чтобы по ним работать, то есть они должны не лежать «мертвым грузом», а актуализироваться в соответствии с новыми целями и потребностями.

Платформой для распространения нормативных документов в МЭСИ стала корпоративная система MS Exchange/Outlook, эффективно интегрирующаяся с программным пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint и др.), который установлен у конечных пользователей. Благодаря упорядочиванию размещения документов и доступу к ним с любого рабочего места, сотрудникам не требуется затрачивать излишние усилия на поиск необходимой информации. Электронный формат не отменил «твердые копии» - все документы имеют подписанный и утвержденный бумажный оригинал, каждый сотрудник может получить заверенную бумажную копию.

Ход внедрения СМК руководство ВУЗа четко отслеживало на еженедельных заседаниях ректората. В качестве основного инструмента контроля за ходом внедрения использовались внутренние аудиты.